Распоряжение от 27.12.2018 №109 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации поселка Верховье Верховского района Орловской области, утвержденную Распоряжением администрации поселка Верховье от 23 марта 2012 года № 26-р"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ОРЛОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
ВЕРХОВСКИЙ РАЙОН
АДМИНИСТРАЦИЯ ПОСЁЛКА ВЕРХОВЬЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
« 27 » декабря 2018 года № 109
п. Верховье
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации поселка Верховье Верховского района Орловской области, утвержденную Распоряжением администрации поселка Верховье от 23 марта 2012 года № 26-р.
В связи с вступлением в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», на основании распоряжения Правительства Орловской области от 17 августа 2018 года № 426-р, внести изменения Инструкцию по делопроизводству в администрации поселка Верховье Верховского района Орловской области, утвержденную Распоряжением администрации поселка Верховье от 23 марта 2012 года № 26-р:
1. В пункте 1.2 слова «ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», заменить словами «ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
1.1. Пункт 3.1.1 изложить в следующей редакции:
«3.1.1 Документы, создаваемые в органах местного самоуправления, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги, как правило, формата А4 (210 х
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Отдельные фрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным, разреженным начертанием. Межстрочный интервал – одинарный. Допускается незначительное уменьшение или увеличение межстрочных интервалов между элементами текста.
Размеры полей документов составляют:
верхнее и нижнее –
левое –
правое –
Проекты документов печатаются шрифтом Times New Roman № 14 (допускается №13, №12), начертание обычное (прямое и светлое). При составлении таблиц, оформление сносок и примечаний допускается использование шрифта меньших размеров
1.2. Пункт 3.2.2 изложить в следующей редакции:
«3.2.2. В соответствии с Правилами делопроизводства документы органов местного самоуправление имеют следующий состав реквизитов:
1) герб муниципального образования;
2) наименование органа местного самоуправления– автора документа;
3) наименование структурного подразделения – автора документа;
4) наименование должности лица – автора документа;
5) справочные данные об органе местного самоуправления;
6) наименование вида документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
10) место составления (издания) документа;
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) адресат;
13) гриф утверждения документа;
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о приложении;
17) гриф согласования документа;
18) виза;
19) подпись;
20) отметка об электронной подписи;
21) печать;
22) отметка об исполнителе;
23) отметка о заверении копии;
24) отметка о поступлении документа;
25) резолюция;
26) отметка о контроле;
27) отметка о направлении документа в дело.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом
и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов
и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметка об исполнении документа, отметки «Срочно», «Подлежит возврату» и другие».
1.3. Пункт 3.2.3.1. изложить в следующей редакции:
«3.2.3.1. Возможно изображение герба поселка Верховье Верховского района Орловской области, в соответствии с Решением Верховского поселкового Совета народных депутатов Верховского районного Орловской области от 29 июля 2015 года №30/4 «О гербе муниципального образования поселок Верховье Верховского района Орловской области».
Изображение герба муниципального образования помещается посередине верхнего поля, над реквизитами документов, на расстоянии
1.4. Пункт 3.2.3.2 изложить в следующей редакции:
«3.2.3.2. Наименование органа местного самоуправления - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе местного самоуправления. Сокращенное наименование, при его наличии, помещают в скобках под полным наименованием.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (в составе реквизитов).»
1.5. Пункт 3.2.3.6 дополнить предложением: «Если дата проставляется словесно-цифровым способом, дни с 1-го по 9-е пишутся без нуля: 1 июля 2018 г.».
1.6. Пункт 3.2.3.9 дополнить предложениями «Инициалы в реквизите «Адресат» всегда ставятся после фамилии.», «Сокращение ул. в адресе всегда ставится после наименования улицы.», и изложить в следующей редакции:
«Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа и центруется относительно самой длинной строки или левого края. Фамилия и инициалы адресата, почтовый адрес отделяются от остальных частей реквизита межстрочным интервалом. В реквизите «Адресат» перенос слов не рекомендуется. При адресовании документа в орган власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа руководителю органа власти, организации, должность руководителя указывается в дательном падеже и включает наименование организации, фамилию и инициалы должностного лица, например:
Руководителю Федеральной
службы по труду и занятости
Фамилия И.О.
или:
Директору ООО «Прогресс»
Фамилия И.О.
Ленина ул., д. 65а, г. Ливны
Орловская обл., 302530
Кроме наименования должности, могут указываться дополнительные сведения - воинское звание, ученая степень и т. д. Инициалы в реквизите «Адресат» всегда ставятся после фамилии.
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Советская ул., д.1, кв.1.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. При оформлении адреса используются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), пер. (переулок), наб. (набережная), корп. (корпус), кв. (квартира). При литерном написании номеров букву не отделяют пробелом от цифры (д. 25а). Сокращение ул. в адресе всегда ставится после наименования улицы.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы в Орловской области, органы власти Орловской области, органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Орловской области. В иных случаях требуется указание почтового адреса исполнителем документа.
При отправке письма по электронной почте или по факсимиальной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Документ может содержать не более четырех адресатов (при этом слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают). При большем количестве адресатов готовится один экземпляр письма, наименование адресатов указывается в обобщенной форме, при необходимости прилагается список рассылки с указанием почтовых адресов, составленный и подписанный исполнителем.
Ответственность за правильное указание названий органов управления и организаций, должностей, почтовых адресов несет исполнитель.»
1.7. В пункте 3.2.3.11:
1) абзац двадцать пятый дополнить словами «При употреблении
в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.»;
2) в абзаце двадцать шестом исключить слова «Текст таблицы допустимо печатать шрифтом № 12.»;
3) в абзаце двадцать седьмом исключить слова «Текст сносок
и примечаний допустимо печатать шрифтом № 12.»;
4) абзац двадцать восьмой изложить в следующей редакции:
«При создании документа на двух и более страницах вторую
и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее
1.8. В пункт 3.2.3.12 добавить абзац:
Если приложением является нормативный правовой акт, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:
Приложение
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением администрации поселка
Верховье Верховского района Орловской области
от_______№_____
Инструкция …
1.9. В пункт 3.2.3.18 добавить абзац:
«При представлении копии документа в другую организацию указывается дополнительный реквизит «Подлинник документа находится а Администрации ..... в деле № ... за 20__год.»
1.10. Пункт 3.2.3.19 изложить в следующей редакции:
«В рамках переписки между органами местного самоуправления с органами государственной власти, организациями отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа.
Отметка включает Фамилию Имя Отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона, например:
Николаев Олег Викторович
т. 2-35-76
В письмах, направляемых в другие регионы, указывается телефонный код п. Верховье (48676).
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа.
Заголовок к тексту не составляется, если документ не превышает 4-5 строк.
Фраза «С уважением,» в тексте документа употребляется независимо от того, есть ли уже в обращении слово «Уважаемый (ая)».
Отметка об исполнителе оформляется как нижний колонтитул и печатается шрифтом меньшего размера.
1.11. Дополнить пунктом 3.2.3.25 следующего содержания:
«3.2.3.25 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми
и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, в соответствии с действующим законодательством.».
2. Служащим администрации поселка Верховье Верховского района Орловской области руководствоваться правилами оформления документов, утвержденными Инструкцией по делопроизводству с 1 января 2019 года.
3. Инструкцию по делопроизводству с внесенными изменениями и дополнениями разместить на официальном сайте администрации Верховского района в сети Интернет.
4. Ответственные – заместители главы администрации поселка, контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.
Глава поселка Верховье М.В. Величкина
приложения в прикрепленном документе